Kỹ năng lập kế hoạch – Ý nghĩa và phương pháp mang lại hiệu quả

Trong công việc lẫn cuộc sống, dù ở bất kì vai trò, vị trí, hay lĩnh vực nào thì chắc hẳn các bạn đều có cả tá việc cần phải làm. Tuy nhiên, thời gian là hữu hạn và để có thể kiểm soát được công việc, nhằm mang đến hiệu quả cao nhất thì kỹ năng lập kế hoạch là không thể thiếu.

Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch

Để đạt được thành công, đòi hỏi mỗi chúng ta phải rèn luyện cho mình rất nhiều kỹ năng như: Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm,…

Trong đó kỹ năng lập kế hoạch có một ý nghĩa vô cùng quan trọng:

• Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
• Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
• Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
• Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác
• Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
• Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra

Các bước lập kế hoạch

Cũng như việc muốn nâng cao khả năng giao tiếp bạn có thể học cách giao tiếp hàng ngày, tích lũy kinh nghiệm từ những tình huống trong công việc và cuộc sống, hay tham gia một khóa học giao tiếp bài bản,… Để lập kế hoạch công việc hiệu quả các bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm

Đây là bước đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc.

Hãy suy nghĩ kỹ và ghi lại chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm.

Bước 2: Đưa ra các mục tiêu tương ứng
Việc làm tiếp theo là thiết lập các mục tiêu phù hợp với công việc.
Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả mong muốn đạt được. Tuy nhiên, các bạn cần lưu ý bám sát mong muốn và khả năng của bản thân để đưa ra mục tiêu thích hợp.

Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc
Việc sắp xếp các công việc một cách hợp lý theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành,… cũng là một yếu tố quan trọng trong kỹ năng lập kế hoạch. Việc làm này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch
Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, sự tập trung cũng là rất cần thiết nhằm giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, nếu có thể hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và kế hoạch cũng vậy, sẽ luôn có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi lên kế hoạch các công việc, hãy cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra các phương án dự phòng.

Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết bản thân đã làm được đến đâu và liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn không, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả đạt được.

Khi công việc ngày càng áp lực, căng thẳng và phức tạp thì kỹ năng lập kế hoạch là thực sự cần thiết. Và nhằm giúp các bạn có thể nâng cao kiến thức, rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc một cách hiệu quả nhất.
>> Nguồn: Sưu tầm

Read More

Kỹ năng sống và Kỹ năng mềm có mối quan hệ gì?

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, Kỹ năng sống và Kỹ năng mềm là hai thuật ngữ đều được quan tâm khá nhiều trong giáo dục nói riêng và xã hội nói chung. Nhìn từ thực trạng có thể thấy rằng khi đề cập đến một vấn đề mà cá nhân không thích ứng hay giải quyết trong cuộc sống thì được đánh giá theo khía cạnh "thiếu Kỹ năng sống". Mặt khác, khi cá nhân không xin được việc làm, gặp thất bại trong công việc thì xã hội thường gán là "thiếu Kỹ năng mềm".

Vậy dựa vào tiêu chuẩn nào mà cá nhân được quy là thiếu Kỹ năng sống hay thiếu Kỹ năng mềm?

Phải chăng hai dạng kỹ năng này hoàn toàn khác nhau? Phân biệt thuật ngữ Kỹ năng sống và Kỹ năng mềm thiết nghĩ là một vấn đề cần lưu tâm trong giáo dục và xã hội hiện nay. Bởi lẽ, nếu không hiểu đúng nội hàm, cũng như mối liên hệ giữa hai dạng kỹ năng này, sẽ dễ dẫn đến những cái nhìn và hành động sai lệch trong những quan điểm giáo dục các kỹ năng sống và kỹ năng mềm cần thiết cho cá nhân trong xã hội - đặc biệt là quá trình giáo dục Kỹ năng sống và Kỹ năng mềm trong môi học đường.

Dựa trên khái niệm Kỹ năng sống và khái niệm Kỹ năng mềm đã đề cập, có thể nhận thấy giữa chúng không có sự tách bạch nhau.

• Kỹ năng sống và Kỹ năng mềm hoàn toàn không phải hai mảng khác nhau, mà nó nằm trong mối quan hệ khắn khít nhưng không thể đồng nhất Kỹ năng sống và Kỹ năng mềm là một.

• Kỹ năng sống nằm trong phạm trù mang nghĩa phổ quát và rộng hơn nhiều so với Kỹ năng mềm. Kỹ năng sống bao hàm tất cả các kỹ năng thuộc về mặt tâm lý xã hội giúp cá nhân giải quyết có hiệu quả các yêu cầu, thách thức đặt ra của cuộc sống và thích nghi với cuộc sống. Hay nói một cách đơn giản hơn đó là những kỹ năng giúp con người phản ứng hiệu quả trước những vấn đề đặt ra trong cuộc sống.

• Kỹ năng mềm trước hết liên quan đến mặt tương tác với người khác bằng những yếu tố liên quan đến mặt cảm xúc, ngôn ngữ, thái độ nhằm thiết lập ra những mối quan hệ xã hội tích cực để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Kỹ năng mềm chỉ hỗ trợ đắc lực cho cá nhân đạt được hiệu quả cao trong công việc nhưng không hoàn toàn đầy đủ để giúp cá nhân thích ứng được với các vấn đề nảy sinh từ cuộc sống.

• Để xác lập định nghĩa về Kỹ năng mềm là một việc làm hết sức khó khăn, vì vậy, phân tích các đặc điểm của Kỹ năng mềm càng không phải là vấn đề đơn giản, có thể nhấn mạnh một số đặc điểm cơ bản của Kỹ năng mềm qua bài phân tích Đặc điểm của Kỹ năng mềm.

Nếu căn cứ vào sự phân loại Kỹ năng sống, dựa vào khái niệm có thể nhận thấy Kỹ năng mềm là một bộ phận quan trọng của Kỹ năng sống.

Theo quan niệm của WHO có 3 nhóm Kỹ năng sống gồm:

• Nhóm 1: Nhóm kỹ năng nhận thức.

• Nhóm 2: Nhóm kỹ năng liên quan đến cảm xúc.

• Nhóm 3: Nhóm kỹ năng xã hội.

Kỹ năng mềm thuộc nhóm thứ 3 - nhóm kỹ năng xã hội của Kỹ năng sống, tức là hệ thống những kỹ năng giúp cá nhân thiết lập và duy trì các mối quan hệ trong xã hội. Tuy nhiên, cách nhìn này vẫn chưa nhấn mạnh được ý nghĩa quan trong của Kỹ năng mềm là thúc đẩy công việc và hỗ trợ công việc đạt được hiệu quả cao.

Theo quan điểm của UNESCO

Kỹ năng sống phải được phân chia dựa trên những kỹ năng nền tảng cơ bản cũng như những kỹ năng chuyên biệt trong đời sống cá nhân của con người ở những mối quan hệ khác nhau cũng như ở những lĩnh vực khác nhau. Như vậy, dưới góc độ phân loại này có thể nhận thấy Kỹ năng mềm thuộc trong nhóm kỹ năng chung mà cụ thể hơn là nhóm kỹ năng liên quan đến cảm xúc và các kỹ năng cơ bản về xã hội.

Cũng có thể nhận thấy, theo nghĩa rộng của Kỹ năng sống, mối quan hệ giữa Kỹ năng mềm và Kỹ năng sống là giúp cho con người có khả năng tồn tại và thích ứng trước cuộc sống thực tế.

Đó cũng là một năng lực quan trọng để con người làm chủ được bản thân và chung sống với những người xung quanh cũng như xã hội một cách hiệu quả thì Kỹ năng sống rõ là bao hàm Kỹ năng mềm và rộng hơn khá nhiều.

• Kỹ năng mềm giúp con người "tồn tại" trong công việc và những mối quan hệ với con người.

• Kỹ năng mềm chưa đề cập đến những kỹ năng giúp con người thích ứng với môi trường xung quanh, thích ứng với thiên nhiên, thích ứng với các điều kiện khắc nghiệt của cuộc sống, những tình huống nguy hiểm hay thậm chí là những tình thế hiểm nghèo và các đại dịch liên quan đến con người.

Ở một góc nhìn khác, có thể nhận thấy rằng: Kỹ năng sống mang tính hệ thống và ổn định hơn so với  Kỹ năng mềm.

• Kỹ năng sống mang tính hệ thống và có thể "ổn định" tương đối với nhiều người dù rằng họ có sự khác biệt về văn hóa, dân tộc, độ tuổi.

• Kỹ năng mềm sẽ rất "cơ động" và dù nó hướng đến vấn đề giúp con người thích nghi trong việc tương tác hiệu quả với người khác hay thúc đẩy công việc đạt hiệu quả cao nhưng bản thân nó lại phụ thuộc khá nhiều vào tính chất của nghề nghiệp mà đặc biệt là tính đối tượng của nghề nghiệp.

Nói tóm lại, Kỹ năng mềm không đồng nhất với Kỹ năng sống nhưng không phải là một phạm trù tách biệt với Kỹ năng sống. Kỹ năng mềm là một bộ phận quan trọng của Kỹ năng sống. Có thể tìm hiểu chi tiết về Đặc điểm của Kỹ năng mềm.

Hiểu theo khía cạnh đặc trưng, có thể thấy rằng Kỹ năng sống giúp con người sống hạnh phúc trong cuộc sống thì Kỹ năng mềm giúp con người  hạnh phúc trong công việc mà công việc là một bộ phận quan trọng cấu thành nên cuộc sống. Kỹ năng mềm dẫu rằng được định dạng tương đối nhưng sẽ phụ thuộc vào nghề nghiệp mà đặc biệt là đối tượng của nghề nghiệp hướng đến.

Tác giả bài viết: Ý Tưởng Việt

Read More