Ngày nay, internet được xem như
là công cụ giao tiếp kinh doanh chính nên e.mail sẽ là phương tiện trao đổi chủ
yếu trong công việc. Vì vậy việc giao tiếp qua e.mail nên chú ý các nội dung
sau:
Văn hóa giao tiếp qua Email thể hiện sự chuyên nghiệp của mỗi người |
1. Tiêu đề
Mỗi ngày chúng ta nhận được rất
nhiều e.mail, vì vậy tiêu đề là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn e.mail của mình
nhanh chóng được đọc. Đa số chúng ta thường không nhận ra được tầm quan trọng của
tiêu đề trong e.mail, nên thường có thói quen đặt tiêu đề cho có. Rất nhiều trường
hợp còn để tiêu đề trống, điều này sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu. Một
tiêu đề thư nên ngắn gọn, thông báo chính xác nội dung của e.mail. Nếu e.mail bạn
gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như báo cáo hàng tuần, bạn nên ghi thêm ngày
tháng gửi trong tiêu đề. Tiêu đề nên viết không dấu và không có các ký tự lạ để
tránh trường hợp người nhận không đọc được. Ngoài ra, bạn cũng cần phải thay đổi
tiêu đề cho phù hợp với từng nội dung, để người nhận không bị nhầm lẫn giữa
mail cũ và mail mới nếu nội dung đó có thay đổi, chỉnh sửa.
2. Cấu trúc email
Một e.mail luôn được xây dựng
trên 3 phần chính cho dù dài hay ngắn.
- Lời chào mở đầu: thể hiện sự
tôn trọng của bạn với người nhận mail, ngoài ra nó cũng là một phép lịch sự. Ví
dụ: Dear anh/ chị…!, Xin chào anh/chị..., Thân gửi anh/chị…
- Nội dung: Nội dung email nhắc đến
vấn đề mà bạn muốn trao đổi và đưa ra ý kiến, đề nghị của mình. Nội dung email
cần ngắn gọn, cô đọng, chia làm nhiều đoạn, trong mỗi đoạn nên giới hạn một vài
câu. Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi thì nên trình bày theo cách đánh số thứ tự
hoặc xuống dòng cho từng vấn đề. Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp để chắc chắn
nội dung email của bạn được soạn thảo chính xác nhất, nếu không người nhận sẽ
cho rằng bạn không quan tâm và thiếu tôn trọng họ hoặc có thể người đọc sẽ đặt
câu hỏi về trình độ và sự nghiêm túc của bạn.
- Kết thúc: Cuối mail sẽ là câu kết
và cảm ơn họ đã quan tâm hoặc dành thời gian đọc mail, đồng thời mong sự phản hồi
từ người nhận. Luôn kết thúc email bằng một câu chào hay lời chúc. Ví dụ:
“Regards” hoặc “Your faithfully” hoặc Thân mến; Chúc bạn một ngày tốt đẹp…
3. Chữ ký
Chữ ký giúp bạn tạo điều kiện thuận
lợi cho người nhận mail trong việc phản hồi. Luôn kết thúc email với tên, chức
vụ và các thông tin liên lạc như địa chỉ email, số điện thoại (kể cả email và số
điện thoại nội bộ), fax, địa chỉ cơ quan.
4. Điền email của người nhận sau cùng
Kinh nghiệm cho thấy, bạn nên để
địa chỉ email của người nhận điền sau cùng, trước khi nhấn gửi, hãy kiểm tra cẩn
thận tất cả các nội dung, bao gồm chính tả, ngữ pháp, chấm câu. Kiểm tra xem bạn
đã nói rõ những nội dung cần nói? Giọng điệu email của bạn ra sao? Bạn đã đính
kèm tài liệu muốn gửi chưa? Nếu bạn điền địa chỉ người nhận đầu tiên, một sơ
sót nào đó sẽ khiến lá thư của bạn được gửi đi khi chưa hoàn thành và bạn sẽ
không bao giờ có thể lấy lại được.
5. Trả lời mail
Nếu bạn nhận được một e.mail và cần
phải trả lời nhưng bạn chưa có thời gian, hãy gửi một e.mail cho người gửi,
thông báo bạn đã nhận được e.mail của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả
lời một cách chính thức. Khi không thể check mail trong một ngày hay nhiều hơn,
bạn nên thiết lập chế độ gửi e.mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời
không có trong văn phòng.
6. Thận trọng với các file đính kèm
Mở file đính kèm là một trong những
điều mà đa số người nhận mail không thích, nên đừng gửi thư có file đính kèm
cho những người mà bạn không quen biết vì nhiều khả năng thư sẽ bị xóa, vì người
nhận sợ đó là những file có chứa virus. Hơn nữa, những file gửi kèm với dung lượng
lớn cần nhiều thời gian để tải về. Vì vậy, hãy nén những file có dung lượng lớn,
đặc biệt là những file ảnh. Trừ những trường hợp cần thiết hãy gửi file đính
kèm. Tốt nhất hãy dán nội dung thẳng vào email.
7. Luôn cân nhắc các chức năng khi gửi email
Bạn có thể gửi email cho mọi người
bằng cách điền địa chỉ e.mail của họ vào một trong 3 phần: To, Cc và Bcc. Tuy
nhiên, mỗi phần này đều mang một ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền
địa chỉ e.mail người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ e.mail của mình nằm ở
đâu khi nhận được e.mail từ người khác.
+ To: E.mail này gửi trực tiếp
cho người nhận, người nhận đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người
gửi mong đợi phản hồi từ người nhận.
+ Cc: Người gửi muốn người nhận
biết thông tin này. Người nhận không cần thiết phải trả lời hoặc xử lý những vấn
đề được nhắc tới trong nội dung email.
+ Bcc: Người gửi muốn người nhận
biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp người nhận muốn đóng góp ý
kiến hay phản hồi, không nên click “Reply to all”. Tương tự, bạn cũng nên cân
nhắc khi nhấn các nút “Reply”, “Reply to all”, “Forward” trong email. Đừng
forward lại mail mình đã nhận đến một người khác khi mà chưa có sự đồng ý của
người gửi. Như vậy, vô tình các thông tin bảo mật bị lan truyền rộng rãi vì
hành động vô ý của bạn. Chỉ nên chép và dán những thông tin cần thiết vào trong
một bức thư mới. Đừng “reply to all” khi bạn chỉ muốn trả lời thư cho một người
trong danh sách những người được nhận.
Để email của bạn được đón nhận tốt,
nên:
- Background luôn luôn trắng, tuyệt
đối không sử dụng background màu mè.
- Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh
đậm.
- Chỉ dùng những font chữ Unicode
thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma.
- Không dùng chức năng tô đậm
(bold) và viết chữ in hoa (ABC) cho toàn bức thư.
- Không dùng ngôn ngữ @, từ lóng
hoặc viết tắt trong email.
- Địa chỉ email ngắn gọn. Tránh lấy
những địa chỉ email phản cảm, thiếu chuyên nghiệp.
- Luôn kiểm tra chính tả trước
khi gửi mail.
>> Nguồn: http://sesanhpc.vn
0 nhận xét:
Đăng nhận xét